如何建立「数字学习型组织」
How to build an eLearning Organization ?

一、前 言 :
 
学习型组织与系统思考大师彼得.圣吉 (Peter Senge)在「第五项修炼」(The Fifth Discipline)与「第五项修炼II实践篇」(The Fifth Discipline Fieldbook)书中所提出「学习型组织」与「系统化思考」的概念，至今已成为组织行为学科的经典架构。
 
在当前企业全面e 化的浪潮下，我特别有兴趣的主题则是 : 企业如何藉由 IT信息科技的辅助，尤其是 eLearning 系统的建构，打造出一个真正的「数字学习型组织」 (eLearning Organization) ? 「数字学习型组织」的特质和愿景又是什么？
 
二、学习型组织 :
 
Peter Senge 认为，学习型组织的特质是 : 「一个不断扩充知识的数据库，会随时向外寻找配合企业需要的知识，并且确认新观念会在公司内部广为流传；能提供热衷实验并勇于承认失败的环境。」；「它强调团队合作、建立愿景并积极创新；它能倾听消费者的心声；它会让员工参与公司，并为员工制造福祉，以换取忠诚。」
 
Peter Senge 的观点，和目前企业所盛行的知识管理，在推展时所需要注意的重点，许多都不谋而和。
 
Peter Senge也认为:「公司要有竞争能力，不仅需要具有学习能力，而且需要持续不断专注地学习。学习型组织的概念乃是由员工个人的修炼、经理人的个人变身以及整体组织的学习环境所构成。首先，组织内的员工个人需要能展开五项修炼：放弃旧有的心理模式(突破习惯领域)；学习开放自己，接纳别人(驾御自己)；了解组织真正运作的方式(系统思考)；分享共同的远景；然后共同努力，完成共同目标(团体学习)。」
 
那么我们如何以 eLearning 系统来建构一个「数字学习型组织」呢？ 
 
 
三、数字学习型组织
 
首先，我们必须先对 eLearning 的定位有基本的认识。eLearning 系统属于 企业整体 e 化中的一个子系统，尤其与 KM 知识管理系统以及 e-HR 人力资源系统息息相关。因此，和一般 Ebusiness 系统建置的重点一样，要建立一个完备的 eLearning 系统，必须按照一定的步骤和策略来实施，才能确保推动的效果。
 
就笔者的经验而言，企业实施eLearning 系统的 e 化，可包含两种层面 :
 
一、  教育训练流程的 e 化 
二、  教育训练活动的 e 化
 
所谓「教育训练流程的 e 化」，指的是将目前实体训练活动中的相关流程，透过 e 化的程序，缩短时间，提升效率。例如以往企业不论是在外训、内训的流程中，可能需要填写许多训练申请单、主管签核、训练经费的申报、报名作业…等等，以及训练结束后的统计分析报表、趋势分析、学习纪录…等，如何将这些行政流程以 e 化的方式，缩短处理的时间，并以 e 化的方式，收集于数据库，以产生可供汇总分析的信息，皆属于「教育训练流程e化」的范畴。
 
而「教育训练活动的 e 化」，指的是将实体课程进行时的各种素材及活动，通通以 e 化的方式纪录下来。例如讲师的演讲稿、投影片、参考数据，甚至是讨论过程的文件，上课的录像带、录音带、家庭作业…等素材，皆以数字化的方式保存下来，并以分门别类的方式储存起来，以供后续受训者可以重复运用。
 
虽然对企业来说，这两者同样是在谈 eLearning ，但所要重视的却是不同的层面 :
 
 

 
四、注意要点 :
 
由技术角度而言，要为企业建立完备的 eLearning 系统，要考量的事项包括 :
 
1.   平台 :
eLearning 平台，指得是服务器端的软件。着重的应该是系统的稳定性、与企业原来的 Intranet 系统及 HR 数据库的整合性、学习纪录的分析…等。在国内常见的有 Lotus 的 LeaningSpace、资策会的 IDEA、育碁科技的 TrainingClick、亚太教育训练中心的 NetForum….等；国外著名的网络教学平台则有 Saba、Centra、WebCT…等可供选择。
 
2.   教材 :
eLearning 教材，指得是可以运用浏览器播放的多媒体素材。着重的是多媒体的效果、学习效果、以及各种教学课程内容规划的适切性。以资策会的定义来说，在线教材又可以分为浏览式、演讲式、模拟式、群组讨论式四大类。每一类所使用的教材开发工具以及制作成本，大不相同。
 
3.   教学模式 :
eLearning 教学模式，简略的可以区分为两大类 : 同步教学、分同步教学。
 
同步教学必须让讲师和学员在同一时间，在网络上进行教学的活动，常用的技术包含VoIP、电子白板、聊天室..等功能。此种教学模式较适用于需要与老师大量互动的课程，例如技术性的操作课程、或是语言学习类的课程。在国外较著名的同步教学软件为 Interwise、Centra、iLinc…等。
 
异步教学则是运用各种讨论区、考试、在线测验、家庭作业…等机制，让讲师和学员，可以在不同的时间，分别进行各自的教学活动。
 
4.   虚拟社群 :
虚拟社群的经营，在eLearning 环境中也是相当重要的一环。这和所谓的(Peer Learning Model，同侪学习)的模式有关。也就是学员和学员之间的相互学习，在一个具有高度学习气氛的环境进行，运用讨论区、在线聊天…等各种 Collaboration 群组席同作业的机制，针对某一个主题的学科，可以彼此分享学习经验和心得，并以群组机制完成各项学习计划。
 
 
此外，eLearning 要考虑到的人员，应包括下列几个不同的角色 :
 


五、常见错误 :
 
在笔者实务辅导过程中，常看到有些同仁以为，只要买套 eLearning 平台，然后加入一些多媒体课程，就是所谓的 eLearning 系统了。其实问题并没有那么单纯，以下笔者就列出几种规划 eLearning 系统时常见的错误 :
 
1.   企业Intranet 基础环境不够完备，或过于保守封闭。
这是最基本的前提，在个人计算机及 Email 普及的环境下，推动 eLearning 才有意义。在一个 Intranet 基础环境不完整的企业下所推动的 eLearning，是无法达到自我学习、群组学习的效果的。此外，有些企业限制员工上网、或是 Email 账号皆有管制，如此也会大大限制 eLearning 所强调的自我学习的精神和意愿。
 
2.   以传统课程观念规划 eLearning 课程。
网络学习的课程规划，有其独特性，在设计课程的时数、教学方法时，不能够使用传统的观念来规划。例如上课的时数、老师回答学员的问题、引导学习的方法…等，都应该要针对网络的特性来发挥。否则很容易发生学员在网络学习中，无法得到实体教学课程，有老师导引的效果；在实体课程中，又无法得到网络充分自我学习的优点。
 
3.   eLearning教材制作品质不佳。
如果只把一本书原封不动的放上网络，相信无法引起强烈的学习动机；过于花俏的教材，也有可能造成学习上的困扰。在 eLearning 教材制作的品质上，也必须针对不同需求的成员，已不同的技术来达成。例如高阶经理人，尽量以 Streaming (网络媒体串流)的技术来制作、技术性操作课程，尽量以同步教学或是模拟教学的技术来制作。在教材的制作上，应该要针对使用者需求来良身打造，在购买某些现成的套装教材课程之前，最好也要考虑与 eLearning 平台系统的整合性。
 
4.   与企业运作流程未能充分配合。
很少企业的 eLearning 只是单纯的提供教材让员工自学使用，大部分导入 eLearning 的企业，会希望让学习纪录与人事及教育训练的数据与流程相互结合，以利未来分析使用。越能与企业流程相互配合的 eLearning 系统，其所产生的效益就越大，当然在技术的复杂度上越高，客制化(Customized) 的程度越高，代表你所需要编列的预算就越高。因此如何在客制化与套装化的 eLearning系统之间抉择，也是要注意的重点之一。
 
5.   未能配合人力资源政策或相关规划。
就企业而言，虽然 eLearning 并不像 ERP 或 SCM 属于 Mission Critial 的系统，但由于其与 KM 知识管理系统及人力资源系统的整合性相当高，因此便必须考虑与企业人力资源政策或教育训练相关规划，整体思考。
 
6.   过度依赖 IT 人员。
IT 人员应该只在系统建置初期扮演重要的角色，当系统正式上限运作之后，应由教务管理人员及老师，能够充分运用各种工具，制作自己需要的功能。过度依赖 IT 人员规划或建置的系统，可能会过于偏重技术细节，而忽略了教学模式及教学效果的核心功能。
 
7.   eLearning 解决方案厂商，对企业运作流程及整体概念不熟悉。
企业在采购 eLearning 相关系统时，不论是平台、教材，在选择供货商时，最好选择对于企业营运流程具备基本概念的专业厂商。纯粹技术性的开发商或代理商，不一定能为你规划具体的 eLearning 计划。因此选择同时具备技术能力、教学能力、对产业及企业运作流程熟悉的厂商，也是重要的评估要点。
 
8.   仓促采购及建置，导致同仁对 eLearning 信心不佳。
由于 eLearning 目前已经是企业界的热门话题，因此不少企业在急就章的状况下，仓促采购及建置系统，虽然能够很快看到系统建置完成，但其实重点是在后续同仁对于 eLearning 系统的接受度以及满意度，若只是以一般软件采购及建置的观点来处理，势必造成同仁对于未来推展 eLearning 时的信心危机及抗拒。
 
9.   未能建立学习型组织文化。
要建置 eLearning 系统，还需要高度的学习型组织文化的配合，才能发挥相辅相成的效果。系统上线之后，重要的是虚拟社群集学习气氛的导引，如未能建立普遍的学习型组织文化，那么eLearning系统便无法在后续发挥其应有的作用。
 
10.    未能培养专业的 eLearning 团队。
所谓专业的 eLearning 团队，包含了讲师、教务管理人员、教材制作人员、系统管理人员，以及教学模式的设计人员…等。eLearning 系统牵涉到许多和教育训练及教学方法的专业，不是外行领到内行，或是上级指示下级，就能够收到成效的。企业需要专业的团队，才能彻底发挥 eLearning 系统的实质作用。
 
六、结语 :
 
要成为Peter Senge 的「学习型组织」，必须经由五项修炼的作为始能达成。而当我们加入 eLearning 的 e 化要素之后，其实「学习型组织」所需的各种组织面及文化面的问题，仍然还是需要依靠人来处理及解决。
 
由实务应验累积，并延伸 Peter Senge 大师的思维，我个人认为，「数字学习型组织」的特质和愿景应该是 : 「运用 IT 信息科技建构出一个不断扩充知识的数据库，能协助企业中的个人及团队，随时向内向外寻找成长需要的知识；并且确认新观念能在公司内部的网络环境中广为流传，以提供各种不断创新思维的空间与可能性。」；数字学习型组织应该要 :「强调团队合作、群组协同学习，它能倾听消费者的心声；让员工参与公司，提升员工自我成长的空间，以增进企业文化的认同感」。
 
若能循此目标，并在导入 eLearning 的过程中，注意上述各种应该要避免发生的错误，那么相信各位要建构一个完美的 eLearning 数字学习型组织的理想，应该就在不远的前方了。

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